Personalearkivet

Hvert dokument kender sin opbevaringsfrist.

Et personalearkiv til små virksomheder, der skal kunne dokumentere, at papirerne var i orden — til tiden, og kun så længe de må gemmes.

Problemet

To slags ure begynder at løbe, den dag I ansætter nogen

Det ene løber mod en frist, I skal nå: ansættelsesbeviset skal være udleveret, og en mangel udløser godtgørelse i sig selv — også når ingen har klaget over noget andet.

Det andet løber mod en dato, hvor I ikke længere må gemme papiret. Det er ikke det samme ur for alle dokumenter, og det er sjældent det, nogen husker.

7 dage Kerneoplysninger i ansættelsesbeviset

1 måned Resten af ansættelsesvilkårene

5 år Lønbilag efter bogføringsloven

40 år Arbejde med asbest

Ringen er opbevaringsperioden, det farvede stykke er den tid, der er gået, og firkanten i midten er dokumentet. Mærket står på hvert dokument i arkivet — og på den PDF, I henter ud.

Sådan virker det

Fra ansættelse til underskrevet papir

I opretter medarbejderen Vælg en medarbejdertype. Arkivet samler den dokumentpakke, typen kræver — og sætter fristerne på med det samme.
Teksterne gøres færdige Der kan ikke sendes noget ud, før hvert dokument har færdig tekst. Skærmen siger, hvad der mangler, og hvor.
Medarbejderen får et link på mail og en kode på SMS Linket beviser adgang til postkassen, koden beviser adgang til telefonen. Siden spørger om koden, før dokumenterne overhovedet vises.
Medarbejderen læser, skriver under og kvitterer Underskriften tegnes på skærmen. De dokumenter, der kun skal læses, kvitterer medarbejderen selv for.
Arkivet forsegler og starter uret PDF'en får et underskriftsblad og selskabets segl. Én ændret byte gør seglet ugyldigt. Fristen lukkes i samme øjeblik.

Fristerne

Hvert dokument bærer sin hjemmel

Et ur uden en grund er et ur, ingen tør stole på. Derfor står det i arkivet, hvorfor netop dét dokument skal gemmes så længe.

Dokument	Periode	Hjemmel
Kerneoplysninger i ansættelsesbeviset	7 kalenderdage	Ansættelsesbevisloven
Øvrige ansættelsesvilkår	1 måned	Ansættelsesbevisloven
Lønbilag og bogføringsmateriale	5 år	Bogføringsloven
Kopi af arbejds- og opholdstilladelse	5 år efter fratrædelse	Udlændingeloven
Registrering af arbejde med asbest	40 år	Asbestbekendtgørelsen
Alt øvrigt personalemateriale	Til formålet ophører	Databeskyttelsesforordningen, art. 5

Sådan holder arkivet dem

Fristen ligger i databasen, ikke i et hoved

Uret sættes på, når dokumentet oprettes — af databasen selv, i samme transaktion. Ikke af et menneske, der skal huske det bagefter.
Det er kvitteringen, der lukker fristen — ikke afsendelsen. At have sendt et papir er ikke det samme som at have udleveret det.
Oversigten har ét flag pr. medarbejder. Grønt betyder, at der ikke er noget udestående. Listen over, hvad der kan være galt, står ét sted i systemet, så den ikke kan komme til at mangle en ting.
Sletterobotten flytter først til karantæne og sletter først bagefter — og den nægter at flytte en stor bunke, ingen har set på.
Asbestpapirer lander et sted, der ikke kan ændres i de fyrre år, loven kræver. Heller ikke af os.
Hver udlevering kontrollerer filens fingeraftryk. Er filen ikke den samme som den, der blev lagt ind, bliver den ikke udleveret.

Hvor data ligger

Alt bliver i EU

Personalepapirer er følsomme, og hver ekstra leverandør er en ekstra aftale, I skal kunne stå på mål for. Derfor er der tre — og de ligger alle i Europa.

Drift og opbevaring Microsoft Azure EU-region

Mail Scaleway Paris, Frankrig

SMS ONLINECITY.IO ApS Odense · EU-opsætning

Ingen overførsel til tredjelande. Underdatabehandlerne står navngivet i databehandleraftalen, ikke bag et «m.fl.».

Underskriften

Hvad den beviser — og hvad den ikke beviser

Medarbejderen tegner sin underskrift på skærmen. Arkivet lægger et underskriftsblad bagerst i PDF'en med tidspunkt, IP-adresse, browser, linkets fingeraftryk og tekstens kontrolsum — og forsegler filen med selskabets certifikat.

Den beviser, at nogen med adgang til både postkassen og telefonen skrev under på præcis denne tekst på præcis dette tidspunkt. Den beviser ikke identitet på samme måde som MitID.

Det skriver arkivet selv på dokumentet i stedet for at lade som om. Skal det være MitID, kan en udbyder sættes til — men til et ansættelsesforhold er der ingen formkrav, og en aftale er bindende uden.

Ærligt

Det, vi ikke lover

Arkivet er et værktøj, ikke juridisk rådgivning. Teksterne i jeres ansættelsesbeviser er jeres — og jeres advokats.
I er fortsat dataansvarlige. Vi er databehandler og gør det, I beder om — ikke mere.
Et grønt flag betyder, at arkivet ikke kan se noget udestående. Ikke at nogen har læst jeres vilkår igennem.
Vi lover ikke, at I overholder loven. Vi gør det svært at overse en frist — og let at dokumentere, hvad der skete hvornår.

Kontakt

Skriv, hvis det lyder som jeres problem

Fortæl hvor mange I er, og hvilke papirer der driller. Så siger vi ærligt, om arkivet løser det.

info@fagerholm.dk

Vi svarer inden for én hverdag.

Der er ingen formular på siden. Den ville betyde, at vi begyndte at samle oplysninger om jer, før I havde bedt om noget.